近幾個(gè)月來，虛擬會(huì)議已經(jīng)成為世界各地組織不可或缺的一部分，而且很可能成為未來工作的中心部分?，F(xiàn)在是掌握流程的最佳時(shí)機(jī)，確保你做的基本事情是正確的，以增強(qiáng)你和你的同事和客戶的經(jīng)驗(yàn)。

這里有四條建議，可以讓你像專業(yè)人士一樣設(shè)置電話會(huì)議。

1. 檢查你的設(shè)置

你的虛擬會(huì)議有多少次被小的技術(shù)問題耽誤了?你和你的團(tuán)隊(duì)有多少時(shí)間浪費(fèi)在了本可以通過兩分鐘準(zhǔn)備來避免的問題上?在會(huì)議前測試以下設(shè)置，幫助順利運(yùn)行。

-網(wǎng)絡(luò)連接

確保你在最好的地方有一個(gè)強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)連接。希望這是在你的辦公室，但如果不是，考慮換一個(gè)位置來接長時(shí)間或特別重要的電話。如果你和別人分享你的網(wǎng)絡(luò)連接，讓他們避免流媒體數(shù)字內(nèi)容，比如Netflix，而你是在打電話來釋放帶寬。在使用你選擇的視頻會(huì)議平臺(tái)時(shí)，關(guān)閉其他不必要的軟件也是值得的。

*額外提示:在打電話之前做好這些，這樣你家里的其他人就知道什么時(shí)候應(yīng)該盡量避免上網(wǎng)。

-網(wǎng)絡(luò)攝像頭和照明

如果你的筆記本電腦攝像頭看起來不太對，調(diào)整到你滿意為止。這可能需要把你的筆記本放在手邊的書上，或者使用一個(gè)筆記本支架。瞄準(zhǔn)相機(jī)在或略高于眼睛水平，以最美化的位置。避免強(qiáng)光照射，例如窗戶或天花板上的聚光燈。相反，如果可能的話，盡量使用漫射的自然光，或者把書桌的燈對著附近的墻壁，讓間接的光線反射到你的臉上。

額外提示:在試驗(yàn)?zāi)愕恼彰鬟x項(xiàng)時(shí)，避免任何會(huì)在你的臉上投下陰影的東西。

-麥克風(fēng)及音頻

您的筆記本電腦或計(jì)算機(jī)應(yīng)該有一個(gè)內(nèi)置的麥克風(fēng)，所以大多數(shù)設(shè)置將相對簡單。如果你的同事很難聽到你說話，那就檢查一下你的麥克風(fēng)有沒有消音:這很容易做到，因?yàn)楣P記本電腦上的麥克風(fēng)并不總是很清晰?；蛘?，插件一些電話耳機(jī)，其中大多數(shù)將有一個(gè)單獨(dú)的麥克風(fēng)。如果可能的話，也應(yīng)該避免使用大的混響音響，因?yàn)檫@會(huì)使人們更難聽到你說的話，并放大任何背景噪音。

-升級(jí)背景

Zoom、微軟團(tuán)隊(duì)和Skype的最佳功能之一是虛擬背景縮放功能。如果你想掩蓋家里凌亂的背景，或者只是想保護(hù)你的隱私，防止同事和客戶窺視你的房子，它們是最有用的。

2. 計(jì)劃你的電話

與實(shí)體會(huì)議相比，虛擬電話需要更高級(jí)的計(jì)劃才能讓他們感覺富有成效和效率。會(huì)議議程對于長時(shí)間的會(huì)議總是有用的，但也可以考慮在短電話中使用。

您可以利用您的視頻會(huì)議軟件的功能來傳遞您的邀請的會(huì)議要點(diǎn)，以避免不必要的電子郵件。這些應(yīng)包括:

-開會(huì)的原因

-討論要點(diǎn)

-想要的結(jié)果

-定時(shí)議程

對于有很多事情要處理的虛擬會(huì)議，可以考慮分配你的團(tuán)隊(duì)成員來幫助管理會(huì)議，就像你親自開會(huì)一樣。輪換這些角色有助于保持新鮮感，讓每個(gè)人都參與進(jìn)來。

3.充分利用格式

使用視頻會(huì)議軟件除了主要功能之外，還可以為您的電話提供一系列有用的工具。保持視覺上的變化將有助于提高會(huì)議的參與度:例如，嘗試使用屏幕共享來作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)查看和編輯文檔。虛擬白板是另一種改變事物并充分利用技術(shù)的簡單方法。

4. 考慮記錄你的虛擬會(huì)議

你是否發(fā)現(xiàn)很難讓人們參與到你的虛擬會(huì)議中?考慮使用“記錄”功能來鼓勵(lì)人們帶來他們的游戲并積極參與對話。這也可以代替或補(bǔ)充會(huì)議記錄，并為你的會(huì)議提供無可爭議的記錄。記錄會(huì)議將增加你和你的同事的責(zé)任感，使事情更有效率和透明。